Menyiasati Pandemi COVID-19, Kementerian ATR/BPN serukan Work From Home dan Social Distancing kepada seluruh jajarannya, sesuai dengan imbauan pemerintah. Pekan lalu, Kementerian ATR/BPN telah keluarkan beberapa edaran sebagai petunjuk pelaksaan imbauan tersebut. Berbagai prasarana disiapkan Kementerian untuk menghadapi pekan-pekan menantang ini ke depan, bukan hanya untuk Social Distancing namun juga untuk efektivitas layanan publik.
 
Salah satu prasarana yang disesuaikan dengan kondisi terkini oleh kementerian adalah layanan persuratan. Pada 26 Maret 2020 lalu telah terbit  Edaran Sekretaris Jenderal Nomor 4/SE-100.TU.02.01/III/2020 tentang Prosedur Layanan Persuratan Kementerian ATR/BPN dalam Kebijakan Pencegahan COVID-19.
 
“Dengan edaran tersebut kini layanan persuratan dioptimalkan dengan penggunaan surat elektronik (e-mail). Surat-surat yang ditujukan kepada Kementerian ATR/BPN kini dapat dikirimkan melalui surat@atrbpn.go.id," ujar Kepala Biro Hubungan Masyarakat Yulia Jaya Nirmawati, di Jakarta, Minggu (29/03/2020).
 
Surat yang dapat dikirimkan melalui e-mail tidak hanya surat-surat yang berasal dari Kementerian/Lembaga, Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Kabupaten/Kota serta Jajaran Kementerian ATR/BPN, namun juga surat dari masyarakat yang ditujukan kepada Kementerian ATR/BPN.
 
“Kebijakan ini diambil untuk memutus mata rantai penyebaran COVID-19  serta menjamin kesehatan dan keselamatan baik pegawai maupun masyarakat,” tambah Yulia Jaya Nirmawati.
 
Berikut adalah ketentuan penyampaian surat elektronik melalui surat@atrbpn.go.id:
1. Format file dalam bentuk pdf;
2. Nama file yang diunggah adalah nomor surat, apabila tanpa nomor diganti dengan nama pengirim surat;
3. Untuk file nomor surat yang diunggah apabila menggunakan garis miring diganti dengan underscore;
4. Kapasitas maksimal setiap file yang diunggah adalah 20 MB, apabila lebih dijadikan beberapa bagian dengan menambahkan nama file 1, nama file 2 dst;
5. Mencantumkan isi dalam surat elektronik berupa hal, nomor surat, tanggal, pengirim surat sebagai identitas surat;
6. Penyampaian dokumen permohonan hak dan dokumen Persub RDTR dan RTRW Tata Ruang agar dikirim selain dikirimkan softcopy juga harus dikirimkan hardcopy ke alamat Kementerian ATR/BPN, Jl. Sisingamangaraja No. 2 Jakarta Selatan;
7. Pembatasan layanan loket persuratan di lingkungan Kementerian ATR/BPN dengan petugas loket pada hari kerja yaitu hari Senin s.d. Jumat pada pukul 09.00 WIB s.d. pukul 14.00 WIB.
 
Dengan adanya layanan persuratan online maka tidak terjadi kontak  manusia. Tidak hanya itu, layanan ini akan bebas kertas (paperless) sehingga tidak hanya efisien namun juga mendukung upaya pemerintah untuk ramah lingkungan ( Go Green).